- Insights
Wat houdt 'niet op voorraad' (OOS) in de detailhandel in? Definitie, oorzaken en hoe FMCG-merken dit probleem aanpakken
Definitie: Wat is 'niet op voorraad' (OOS)?
Er is sprake van een voorraadtekort (OOS) wanneer een product dat in de winkel wordt aangeboden en waarvan wordt verwacht dat het beschikbaar is, op het moment dat een klant het wil kopen, niet fysiek in het schap ligt.
OOS wordt uitgedrukt als een percentage:
OOS-percentage (%) = Winkels waar het product niet in het schap ligt ÷ Totaal aantal onderzochte winkels (of onderzochte periodes) × 100
Een OOS-percentage van 5% betekent dat bij 1 op de 20 winkelbezoeken een klant die op zoek is naar het product, een leeg schap aantreft. Voor een groot FMCG-merk dat in duizenden winkels actief is, betekent een OOS-percentage van 5% een aanzienlijk en meetbaar omzetverlies.
De commerciële gevolgen van voorraadtekorten
🛒 Klanten stappen over naar de concurrentie en komen vaak niet meer terug. Uit onderzoek blijkt keer op keer dat de meeste klanten die te maken krijgen met een product dat niet op voorraad is, niet wachten tot het weer leverbaar is. In plaats daarvan kopen ze een concurrerend product. In veel gevallen wordt die overstap een gewoonte.
📉 Dit ondermijnt de investeringen in promotie. Een voorraadtekort tijdens een promotieperiode is commercieel gezien het meest schadelijke scenario: het merk heeft geïnvesteerd in het stimuleren van de vraag, de vraag is er, maar het schap is leeg. Het budget voor trade marketing is besteed aan het genereren van winkelbezoek dat uiteindelijk resulteert in omzet voor de concurrent.
🤝 Dit heeft gevolgen voor de relaties met retailers. Aanhoudende voorraadtekorten tasten de commerciële reputatie van een merk aan, brengen de toewijzing van schapruimte in gevaar en kunnen in ernstige gevallen leiden tot boetes of gesprekken over het schrappen van producten uit het assortiment.
📊 Dit leidt tot een vertekend beeld van de uitverkoopcijfers. Een periode zonder verkopen in een winkel kan duiden op een daadwerkelijk gebrek aan vraag, maar ook op een voorraadtekort. Zonder beschikbaarheidsgegevens op winkelniveau kunnen merken geen onderscheid maken tussen deze twee situaties. Hierdoor wordt de analyse van uitverkoopcijfers onbetrouwbaar en kan de meting van het rendement op promotie-uitgaven misleidend zijn.
Soorten voorraadtekorten
Niet alle OOS-situaties hebben dezelfde oorzaak, en niet alle situaties vereisen dezelfde oplossing.
• Aanvulling: Het product bevindt zich in het magazijn, maar is nog niet naar de schappen gebracht (de meest voorkomende situatie). Dit wordt veroorzaakt door verschuivingen in de aanvultijden, personeelstekorten of een slechte organisatie in het magazijn.
• Schijnvoorraad: het voorraadsysteem van de winkel geeft aan dat er voorraad beschikbaar is, maar deze is fysiek niet aanwezig, verkeerd geplaatst of beschadigd. Het systeem geeft geen signaal om bij te bestellen en het schap blijft leeg. Dit is bijzonder moeilijk op te sporen zonder fysieke controle.
• Niet op voorraad: Het product is nergens in de winkel verkrijgbaar. Het is nooit geleverd vanwege een storing in de toeleveringsketen, een fout in de prognose of een gemiste bestelling. Dit is iets anders dan een mislukte aanvulling: de voorraad is helemaal niet in de winkel aanwezig.
• Promotiegerelateerde voorraadtekorten: tijdens een promotieperiode stijgt de vraag sneller dan de normale bevoorradingscyclus. Dit is het type voorraadtekort met de grootste commerciële impact, maar het is ook het best te voorkomen door een goede planning en monitoring.
• Permanent (uit het assortiment gehaald): Het product wordt niet langer door de winkel besteld; het is ofwel stilletjes door de winkelmanager uit het assortiment gehaald, ofwel na een formele evaluatie uit het assortiment verwijderd. Dit wordt weergegeven als ‘niet op voorraad’, maar betreft in feite een verlies aan distributie, wat een commerciële in plaats van een operationele reactie vereist.
Het verschil tussen OOS en een distributiekloof
| Niet op voorraad (Out-of-Stock; OOS) | Distributiekloof | |
|---|---|---|
| Wat dit betekent | Product in het assortiment, besteld, maar tijdelijk niet op voorraad | Product niet besteld of niet in de winkel verkrijgbaar |
| De hoofdoorzaak | Tekort aan voorraad, spookvoorraad, piek in de vraag | Schrapping uit de lijst, ontbrekend NPI, lokale niet-toepassing |
| Antwoord | Operationeel: aanvullen, voorraadrotatie, controle achter de schermen | Zakelijk: bezoek ter plaatse, gesprek met de koper, heractivering |
| Detectie | EPOS-analyse + fysieke controle | Fysieke controle (geen aanwezigheid, niet alleen geen omzet) |
Hoe voorraadtekorten te verminderen
1️⃣ Vroegtijdige detectie met EPOS-analyse. Wacht niet tot een gepland bezoek ter plaatse om een OOS te ontdekken. Dankzij op EPOS gebaseerde afwijkingsdetectie (waarbij winkels met aanhoudend nulverkoop worden gesignaleerd) kunnen merken voorraadtekorten binnen enkele dagen opsporen en snel corrigerende maatregelen nemen.
2️⃣ Ga eerst na wat de onderliggende oorzaak is voordat je actie onderneemt. Een mislukte bevoorrading, een situatie met schijnvoorraad en een stille verwijdering uit het assortiment zien er in de kassasysteemgegevens allemaal hetzelfde uit. Door fysieke controle vast te stellen welk type voorraadtekort er precies is, kun je bepalen welk team actie moet ondernemen en hoe
3️⃣ Stel prioriteiten op basis van de impact op de omzet. Bereken het dagelijkse omzetverlies per winkel per SKU die niet op voorraad is. Zo kunnen de middelen voor het verhelpen van tekorten eerst worden ingezet voor de tekorten met de grootste impact.
4️⃣ Houd rekening met pieken tijdens promotieperiodes. Het aantal uitverkochte artikelen piekt juist tijdens promotieperiodes, wanneer de commerciële kosten het hoogst zijn. Door tijdens campagneperiodes systematisch toezicht te houden, kunnen de meest schadelijke situaties waarin artikelen uitverkocht raken, worden voorkomen.
5️⃣ Gebruik gegevens in gesprekken met retailers. Gecantificeerde gegevens over voorraadtekorten (aantal getroffen winkels, duur, omzetimpact, uitsplitsing naar oorzaak) vormen een van de meest effectieve hulpmiddelen in commerciële gesprekken over de toeleveringsketen en bevoorradingsprocessen.
Zorg ervoor dat u geen omzet meer misloopt door lege schappen
Of u nu behoefte hebt aan audits op winkelniveau, detectie van uitverkochte artikelen via kassasystemen of een totaaloverzicht van al uw gegevensbronnen: Roamler u het inzicht en de uitvoeringsmiddelen om de beschikbaarheid van uw producten te verbeteren.
Enkele veelgestelde vragen
Uit sectoronderzoeken blijkt keer op keer dat het gemiddelde percentage niet-voorraadartikelen (OOS) bij gangbare FMCG-producten tussen de 5 en 10% ligt, waarbij dit percentage aanzienlijk stijgt tijdens promotieperiodes en bij de introductie van nieuwe producten. Voor snel verkopende artikelen in snel veranderende categorieën betekent zelfs een OOS-percentage van 2 tot 3% al een aanzienlijk en meetbaar omzetverlies. Het gaat er niet om te vergelijken met een branchegemiddelde, maar om inzicht te krijgen in het eigen OOS-percentage van het merk per retailer, per winkelformaat en per SKU, en om te berekenen welke kansen er liggen om omzet terug te winnen door deze kloof te dichten.
In de detailhandel zijn deze termen in feite synoniemen. Beide beschrijven een situatie waarin een product dat naar verwachting in het schap zou moeten liggen, fysiek ontbreekt. „Out-of-stock“ (OOS) is de term die vaker wordt gebruikt in de context van FMCG-merken en detailhandelaren. "Stockout" wordt soms in bredere zin gebruikt om dezelfde situatie op elk punt in de toeleveringsketen te beschrijven, inclusief op distributiecentrumniveau, en niet alleen op schapniveau. In de context van retailuitvoering verwijst OOS specifiek naar afwezigheid op schapniveau op het verkooppunt.
De duur varieert sterk, afhankelijk van de onderliggende oorzaak en de detectiemethode. Situaties waarbij de voorraad moet worden aangevuld (waarbij de voorraad wel in het magazijn ligt, maar niet in de schappen staat) worden doorgaans binnen enkele uren tot een dag opgelost zodra ze zijn gesignaleerd. Situaties met schijnvoorraad, waarbij het systeem denkt dat er voorraad beschikbaar is en geen nabestelling activeert, kunnen dagen of weken aanhouden zonder fysieke detectie. OOS-situaties op distributieniveau, waarbij geen voorraad is geleverd, kunnen duren tot de volgende bestelcyclus, die in sommige winkelformules wekelijks is. Daarom is vroege detectie, via EPOS-monitoring, commercieel zo belangrijk: hoe langer een OOS onopgemerkt blijft, hoe groter het cumulatieve omzetverlies.
EPOS-gegevens vormen een krachtig detectiemiddel, maar hebben hun beperkingen. Ze kunnen winkels identificeren waar een product niet verkocht wordt en waarschuwen voor mogelijke voorraadtekorten, maar ze kunnen niet bevestigen wat er in het schap gebeurt of uitleggen waarom. Met name 'fantoomvoorraad'-situaties zijn onzichtbaar voor EPOS: het systeem denkt dat er voorraad beschikbaar is, de verkoopcijfers zijn laag maar niet nul, en er wordt geen waarschuwing geactiveerd. Fysieke controle op winkelniveau blijft essentieel voor het vaststellen van de oorzaak, het nemen van corrigerende maatregelen en het verzamelen van het bewijsmateriaal dat nodig is voor gesprekken met de retailer. Het meest effectieve OOS-beheer combineert beide.