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Was bedeutet „Nicht vorrätig“ (OOS) im Einzelhandel? Definition, Ursachen und wie FMCG-Marken das Problem angehen
Definition: Was bedeutet „nicht vorrätig“ (OOS)?
Eine Nichtverfügbarkeit (OOS) liegt vor, wenn ein Produkt, das im Sortiment aufgeführt ist und in einer Filiale verfügbar sein sollte, zum Zeitpunkt des Kaufwunsches des Kunden physisch nicht im Regal vorrätig ist.
OOS wird als Rate gemessen:
Ausverkaufsquote (%) = Filialen, in denen das Produkt nicht im Regal vorrätig ist ÷ Gesamtzahl der erfassten Filialen (oder Zeiträume) × 100
Eine OOS-Rate von 5 % bedeutet, dass bei jedem zwanzigsten Ladenbesuch ein Kunde, der nach dem Produkt sucht, ein leeres Regal vorfindet. Bei einer großen FMCG-Marke, die in Tausenden von Filialen vertreten ist, bedeutet eine OOS-Rate von 5 % einen erheblichen und quantifizierbaren Umsatzverlust.
Die wirtschaftlichen Auswirkungen von Lieferengpässen
🛒 Kunden wechseln zur Konkurrenz und kommen oft nicht zurück. Studien belegen immer wieder, dass die Mehrheit der Kunden, die mit einem Lieferengpass konfrontiert sind, nicht darauf wartet, dass das Produkt wieder vorrätig ist. Stattdessen kaufen sie ein Konkurrenzprodukt. In vielen Fällen wird dieser Wechsel zur Gewohnheit.
📉 Dies untergräbt die Investitionen in Werbeaktionen. Ein Lieferengpass während einer Werbeaktion ist das wirtschaftlich schädlichste Szenario: Die Marke hat in die Steigerung der Nachfrage investiert, die Nachfrage ist da, doch die Regale sind leer. Das für das Handelsmarketing aufgewendete Budget, das Kunden in den Laden locken sollte, führt letztendlich zu einem Verkauf beim Wettbewerber.
🤝 Dies wirkt sich auf die Beziehungen zu den Einzelhändlern aus. Anhaltende Lieferengpässe schwächen die wirtschaftliche Position einer Marke, gefährden die Regalplatzzuteilung und führen in schweren Fällen zu Strafzahlungen oder Diskussionen über die Auslistung.
📊 Dies verzerrt die Ausverkaufsdaten. Eine Phase ohne Verkäufe in einer Filiale kann auf einen tatsächlichen Nachfragemangel hindeuten oder aber auf einen Lagerengpass. Ohne Verfügbarkeitsdaten auf Filialebene können Marken nicht zwischen diesen beiden Fällen unterscheiden. Dies macht die Ausverkaufsanalyse unzuverlässig und die Messung des ROI von Werbeaktionen irreführend.
Arten von Lieferengpässen
Nicht alle OOS-Situationen haben dieselbe Ursache, und nicht alle erfordern dieselbe Lösung.
• Nachschub: Das Produkt befindet sich im Lager, wurde jedoch noch nicht in die Regale geräumt (der häufigste Fall). Ursachen hierfür sind zeitliche Lücken beim Nachschub, Personalmangel oder eine schlechte Organisation im Lagerbereich.
• Scheinkontext: Das Lagerverwaltungssystem des Geschäfts zeigt den Artikel als vorrätig an, doch physisch ist er nicht vorhanden, verlegt oder beschädigt. Das System löst keine Nachbestellung aus, und das Regal bleibt leer. Dies ist ohne physische Überprüfung besonders schwer zu erkennen.
• Nicht vorrätig: Das Produkt ist im gesamten Geschäft nicht verfügbar. Es wurde aufgrund einer Störung in der Lieferkette, eines Prognosefehlers oder einer versäumten Bestellung nie geliefert. Dies ist nicht mit einem Nachschubfehler zu verwechseln: Der Artikel ist im Geschäft überhaupt nicht vorrätig.
• Aktionsbedingte Lieferengpässe: Die Nachfragespitzen während einer Aktionsphase übersteigen den üblichen Nachschubzyklus. Dies ist die wirtschaftlich folgenschwerste Art von Lieferengpässen, die sich jedoch durch angemessene Planung und Überwachung am besten vermeiden lässt.
• Dauerhaft (Auslistung): Das Produkt wird vom Geschäft nicht mehr bestellt; es wurde entweder stillschweigend vom Filialleiter aus dem Sortiment genommen oder nach einer formellen Überprüfung aus dem Sortiment entfernt. Dies wird als „nicht vorrätig“ angezeigt, stellt jedoch tatsächlich einen Vertriebsverlust dar, der eine kaufmännische und keine operative Reaktion erfordert.
Der Unterschied zwischen „OOS“ und einer Lieferlücke
| Nicht vorrätig / Fehlbestand | Vertriebslücke | |
|---|---|---|
| Was das bedeutet | Artikel im Angebot, bestellt, aber vorübergehend nicht vorrätig | Das Produkt wurde nicht bestellt oder ist nicht im Shop gelistet |
| Grundursache | Fehlbestückung, Scheindbestand, Nachfragespitzen | Streichung aus dem Verzeichnis, fehlende NPI-Nummer, lokale Nichtübernahme |
| Antwort | Betrieb: Nachschub, Lagerumschlag, Lagerkontrolle | Vertrieb: Kundenbesuch, Gespräch mit dem Käufer, Reaktivierung |
| Erkennung | EPOS-Analyse + physische Bestandsaufnahme | Physische Prüfung (keine Präsenz, nicht nur keine Umsätze) |
So vermeiden Sie Lieferengpässe
1️⃣ Früherkennung durch EPOS-Analyse. Warten Sie nicht auf einen planmäßigen Vor-Ort-Besuch, um einen OOS festzustellen. Die EPOS-basierte Anomalieerkennung (Markierung von Filialen mit anhaltend null Umsatz) ermöglicht es Marken, Lieferengpässe innerhalb weniger Tage zu erkennen und umgehend Korrekturmaßnahmen einzuleiten.
2️⃣ Klären Sie die Ursache, bevor Sie Maßnahmen ergreifen. Ein Nachschubfehler, ein Scheinsortiment und eine stille Auslistung sehen in den EPOS-Daten alle gleich aus. Durch eine physische Überprüfung lässt sich feststellen, um welche Art von Bestandsfehlbestand es sich handelt und somit, welches Team in welcher Weise tätig werden muss.
3️⃣ Priorisieren Sie nach den Auswirkungen auf den Umsatz. Berechnen Sie den täglichen Umsatzverlust pro Filiale und pro nicht vorrätiger Artikelnummer. So können Sie Ihre Ressourcen zuerst auf die Lücken mit dem höchsten Wert konzentrieren.
4️⃣ Planen Sie für Aktionsspitzen. Die OOS-Raten steigen während Aktionszeiträumen gerade dann sprunghaft an, wenn die Werbekosten am höchsten sind. Eine systematische Überwachung während der Kampagnenzeiträume beugt den schlimmsten OOS-Szenarien vor.
5️⃣ Nutzen Sie Daten in Gesprächen mit Einzelhändlern. Quantifizierte Daten zu Lieferengpässen (Anzahl der betroffenen Filialen, Dauer, Auswirkungen auf den Umsatz, Aufschlüsselung nach Ursachen) sind eines der wirksamsten Instrumente in geschäftlichen Gesprächen über Lieferketten- und Nachschubprozesse.
Verlieren Sie keine Umsätze mehr durch leere Regale
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Einige häufig gestellte Fragen
Branchenstudien beziffern die durchschnittliche Nichtverfügbarkeitsrate bei Lebensmitteln für gängige FMCG-Produkte durchweg auf 5–10 %, wobei diese Rate während Aktionszeiträumen und bei der Einführung neuer Produkte deutlich ansteigt. Bei schnell drehenden Artikeln in umsatzstarken Kategorien bedeutet bereits eine Nichtverfügbarkeitsrate von 2–3 % einen erheblichen und quantifizierbaren Umsatzverlust. Entscheidend ist nicht der Vergleich mit einem Branchendurchschnitt, sondern das Verständnis der markeneigenen OOS-Rate nach Einzelhändler, Format und Artikel sowie die Berechnung der Umsatzsteigerungsmöglichkeiten, die sich durch die Schließung dieser Lücke ergeben würden.
Im Einzelhandel sind diese Begriffe praktisch synonym. Beide beschreiben eine Situation, in der ein Produkt, das eigentlich im Regal verfügbar sein sollte, physisch nicht vorhanden ist. „Out-of-stock“ (OOS) ist der Begriff, der im Zusammenhang mit FMCG-Marken und Einzelhändlern häufiger verwendet wird. „Stockout“ wird manchmal in einem weiteren Sinne verwendet, um dieselbe Situation an jedem Punkt der Lieferkette zu beschreiben, einschließlich der Ebene des Distributionszentrums, nicht nur auf Regalebene. Im Zusammenhang mit der Einzelhandelsabwicklung bezieht sich OOS speziell auf das Fehlen von Produkten auf Regalebene am Point of Sale.
Die Dauer hängt stark von der Ursache und der Erkennungsmethode ab. Bei Nachschub-OOS-Situationen (bei denen sich der Bestand im Lager, aber nicht im Regal befindet) ist das Problem in der Regel innerhalb von Stunden bis zu einem Tag behoben, sobald es erkannt wurde. Phantom-Bestandssituationen, bei denen das System davon ausgeht, dass Ware verfügbar ist, und keine Nachbestellung auslöst, können tagelang oder wochenlang bestehen bleiben, ohne physisch entdeckt zu werden. OOS-Situationen auf Vertriebsebene, bei denen keine Ware geliefert wurde, können bis zum nächsten Bestellzyklus andauern, der bei einigen Filialformaten wöchentlich stattfindet. Aus diesem Grund ist die frühzeitige Erkennung durch EPOS-Überwachung wirtschaftlich so wichtig: Je länger ein OOS unentdeckt bleibt, desto größer ist der kumulierte Umsatzverlust.
EPOS-Daten sind ein leistungsstarkes Instrument zur Erkennung von Problemen, haben jedoch ihre Grenzen. Sie können Filialen identifizieren, in denen sich ein Produkt nicht verkauft, und auf mögliche Lieferengpässe hinweisen, aber sie können weder bestätigen, was tatsächlich im Regal vor sich geht, noch erklären, warum dies der Fall ist. Insbesondere Phantom-Bestände sind für das Kassensystem unsichtbar: Das System geht davon aus, dass der Artikel vorrätig ist, die Verkaufszahlen sind niedrig, aber nicht bei Null, und es wird kein Alarm ausgelöst. Die physische Überprüfung vor Ort im Geschäft bleibt unerlässlich für die Diagnose der Ursache, für Korrekturmaßnahmen und für die Erarbeitung der notwendigen Belege für Gespräche mit dem Einzelhändler. Das effektivste OOS-Management kombiniert beides.