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Che cosa significa "esaurito" (OOS) nel settore della vendita al dettaglio? Definizione, cause e come i marchi del settore dei beni di largo consumo (FMCG) lo riducono
Definizione: Che cos'è l'esaurimento delle scorte (OOS)?
Si verifica una situazione di esaurimento delle scorte (OOS) quando un prodotto presente nel catalogo e che dovrebbe essere disponibile in negozio non si trova fisicamente sugli scaffali nel momento in cui un cliente desidera acquistarlo.
L'OOS viene misurato come un tasso:
Tasso di rottura di stock (%) = Negozi in cui il prodotto è assente dallo scaffale ÷ Totale dei negozi (o dei periodi) considerati × 100
Un tasso di rottura di stock (OOS) del 5% significa che in 1 visita su 20 in negozio, un cliente alla ricerca del prodotto troverà lo scaffale vuoto. Considerando le dimensioni di un grande marchio del settore dei beni di largo consumo (FMCG) presente in migliaia di punti vendita, un tasso di rottura di stock del 5% rappresenta una perdita di fatturato significativa e quantificabile.
L'impatto commerciale delle rotture di stock
🛒 I clienti si rivolgono alla concorrenza e spesso non tornano più. Le ricerche dimostrano sistematicamente che la maggior parte dei clienti che si trova di fronte a un prodotto esaurito non aspetta che venga rifornito, ma acquista invece un prodotto della concorrenza. In molti casi, questo cambiamento diventa un'abitudine.
📉 Questo compromette gli investimenti promozionali. Un esaurimento delle scorte durante un periodo promozionale rappresenta lo scenario più dannoso dal punto di vista commerciale: il marchio ha investito per stimolare la domanda, la domanda si sta concretizzando, ma gli scaffali sono vuoti. Il budget destinato al trade marketing, speso per attirare clienti in negozio, finisce per tradursi in vendite a vantaggio della concorrenza.
🤝 Ciò influisce sui rapporti con i rivenditori. Situazioni di esaurimento delle scorte prolungate compromettono la reputazione commerciale di un marchio, mettono a rischio l'assegnazione degli spazi sugli scaffali e, nei casi più gravi, possono comportare sanzioni o discussioni relative alla rimozione dei prodotti dalla vendita.
📊 Questo distorce i dati relativi all'esaurimento delle scorte. Un periodo di vendite pari a zero in un negozio può riflettere una reale mancanza di domanda oppure un'indisponibilità del prodotto. Senza dati sulla disponibilità a livello di negozio, i marchi non sono in grado di distinguere tra le due situazioni. Ciò rende inaffidabile l'analisi dell'esaurimento delle scorte e fuorviante la misurazione del ROI delle promozioni.
Tipi di situazioni di esaurimento delle scorte
Non tutte le situazioni di OOS hanno la stessa causa, e non tutte richiedono la stessa soluzione.
• Rifornimento: il prodotto si trova nel magazzino del negozio ma non è stato ancora sistemato sugli scaffali (il caso più comune). Ciò è dovuto a ritardi nei tempi di rifornimento, carenza di personale o scarsa organizzazione del magazzino.
• Stock fantasma: il sistema di gestione delle scorte del negozio indica che la merce è disponibile, ma in realtà è fisicamente assente, è stata collocata nel posto sbagliato o è danneggiata. Il sistema non attiva il riordino e lo scaffale rimane vuoto. Si tratta di un fenomeno particolarmente difficile da individuare senza una verifica fisica.
• Esaurito: il prodotto non è disponibile in nessuna sezione del negozio. Non è mai stato consegnato a causa di un'interruzione della catena di approvvigionamento, di un errore di previsione o di un ordine non evaso. Da non confondere con un mancato rifornimento: il prodotto non è presente in negozio.
• Esaurimento delle scorte dovuto a promozioni: i picchi di domanda durante un periodo promozionale superano il ciclo di rifornimento standard. Si tratta del tipo di esaurimento con il maggiore impatto commerciale, ma anche del più facilmente prevenibile con un'adeguata pianificazione e monitoraggio.
• Definitivo (ritiro dal catalogo): il prodotto non viene più ordinato dal negozio; può essere stato ritirato dal catalogo in modo discreto dal responsabile del negozio oppure rimosso dall'assortimento a seguito di una revisione formale. Questo caso risulta come "esaurito" (OOS), ma in realtà si tratta di una perdita di distribuzione che richiede un intervento di natura commerciale piuttosto che operativa.
La differenza tra OOS e un divario di distribuzione
| Esaurito (OOS) | Divario nella distribuzione | |
|---|---|---|
| Cosa significa | Prodotto presente nel catalogo, ordinato, ma temporaneamente esaurito | Prodotto non ordinato o non presente nel negozio |
| Causa principale | Errori di rifornimento, scorte fantasma, picchi di domanda | Rimozione dall'elenco, mancato inserimento dell'NPI, mancata adozione a livello locale |
| Risposta | Operativo: rifornimento, rotazione delle scorte, controllo del magazzino | Settore commerciale: visita sul campo, colloquio con l'acquirente, riattivazione |
| Rilevamento | Analisi EPOS + verifica fisica | Verifica fisica (assenza totale, non solo assenza di vendite) |
Come ridurre le rotture di stock
1️⃣ Individua tempestivamente i problemi grazie all'analisi dei dati EPOS. Non aspettare una visita programmata in negozio per scoprire un caso di esaurimento delle scorte. Il rilevamento delle anomalie basato sui dati EPOS (che segnala i punti vendita con vendite pari a zero per un periodo prolungato) consente ai marchi di individuare i problemi di disponibilità nel giro di pochi giorni e di avviare rapidamente le azioni correttive.
2️⃣ Verificare la causa principale prima di intervenire. Un errore di rifornimento, una situazione di inventario fantasma e una rimozione silenziosa dall'assortimento appaiono tutti uguali nei dati del sistema POS. La verifica fisica permette di identificare quale tipo di esaurimento delle scorte si sta verificando e, di conseguenza, quale team deve intervenire e in che modo
3️⃣ Stabilisci le priorità in base all'impatto sul fatturato. Calcola la perdita giornaliera di fatturato per negozio per ogni SKU esaurito. In questo modo, le risorse destinate alle misure correttive saranno indirizzate innanzitutto verso le lacune che comportano il maggior impatto.
4️⃣ Pianificare i picchi promozionali. I tassi di esaurimento delle scorte raggiungono il picco proprio durante i periodi promozionali, quando i costi commerciali sono più elevati. Un monitoraggio sistematico durante le fasi delle campagne consente di evitare gli scenari di esaurimento delle scorte più dannosi.
5️⃣ Utilizzate i dati nelle trattative con i rivenditori. I dati quantificati relativi alle rotture di stock (numero di punti vendita interessati, durata, impatto sul fatturato, analisi delle cause alla radice) rappresentano uno degli strumenti più efficaci nelle trattative commerciali relative alla catena di approvvigionamento e ai processi di rifornimento.
Smettila di perdere entrate a causa degli scaffali vuoti
Che tu abbia bisogno di un controllo a livello di punto vendita, di un sistema di rilevamento delle rotture di stock basato su POS o di una visione unificata di tutte le tue fonti di dati, Roamler ti Roamler la visibilità e le risorse operative necessarie per garantire la disponibilità dei tuoi prodotti.
Alcune domande frequenti
Gli studi di settore indicano costantemente che i tassi medi di esaurimento delle scorte (OOS) nel settore alimentare si attestano tra il 5 e il 10% per i prodotti di largo consumo (FMCG) tradizionali, con picchi significativi durante i periodi promozionali e il lancio di nuovi prodotti. Per gli SKU ad alta rotazione nelle categorie in rapida evoluzione, anche un tasso di esaurimento delle scorte del 2-3% rappresenta una perdita di fatturato sostanziale e quantificabile. La chiave non è il confronto con una media di settore, ma la comprensione del tasso di OOS del proprio marchio per rivenditore, per formato e per SKU, e il calcolo dell’opportunità di recupero di fatturato che la riduzione di tale divario rappresenterebbe.
Questi termini sono di fatto sinonimi nell'ambito della vendita al dettaglio. Entrambi descrivono una situazione in cui un prodotto che dovrebbe essere disponibile sugli scaffali è fisicamente assente. "Out-of-stock" (OOS) è il termine più comunemente utilizzato nel contesto dei marchi di beni di largo consumo (FMCG) e dei rivenditori. "Stockout" è talvolta usato in senso più ampio per descrivere la stessa situazione in qualsiasi punto della catena di approvvigionamento, compreso il livello del centro di distribuzione, non solo a livello di scaffale. Nel contesto dell'esecuzione retail, OOS si riferisce specificamente all'assenza a livello di scaffale nel punto vendita.
La durata varia notevolmente a seconda della causa principale e del metodo di rilevamento. Le situazioni di esaurimento delle scorte (in cui la merce è presente nel magazzino ma non sugli scaffali) vengono solitamente risolte entro poche ore o al massimo un giorno dal momento dell'individuazione. Le situazioni di inventario fantasma, in cui il sistema ritiene che le scorte siano disponibili e non attiva un riordino, possono persistere per giorni o settimane senza essere rilevate fisicamente. Le situazioni di esaurimento delle scorte a livello di distribuzione, in cui non è stata consegnata alcuna merce, possono protrarsi fino al ciclo di ordinazione successivo, che in alcuni formati di negozio è settimanale. Ecco perché il rilevamento precoce, tramite il monitoraggio EPOS, è così importante dal punto di vista commerciale: più a lungo un esaurimento delle scorte persiste senza essere rilevato, maggiore è la perdita di ricavi cumulativa.
I dati EPOS rappresentano un potente strumento di monitoraggio, ma presentano dei limiti. Sono in grado di individuare i punti vendita in cui un prodotto non sta vendendo, segnalando probabili situazioni di esaurimento scorte, ma non possono confermare cosa stia realmente accadendo sugli scaffali né spiegarne il motivo. Le situazioni di inventario fantasma, in particolare, sono invisibili all'EPOS: il sistema ritiene che le scorte siano disponibili, le vendite sono basse ma non pari a zero e non viene attivato alcun allarme. La verifica fisica a livello di negozio rimane essenziale per la diagnosi delle cause alla radice, le azioni correttive e la raccolta delle prove necessarie per le discussioni con i rivenditori. La gestione più efficace dell'esaurimento delle scorte combina entrambi gli aspetti.