Cos'è l'out-of-stock (OOS) nel retail? Definizione, cause & come i brand FMCG lo riducono

Definizione: cos'è l'out-of-stock (OOS)?

Si parla di out-of-stock (OOS) quando un prodotto a listino, che dovrebbe essere disponibile in negozio, non è fisicamente presente sullo scaffale nel momento in cui uno shopper vuole acquistarlo.

L'OOS si misura come tasso:

Formula: Tasso di OOS (%) = punti vendita in cui il prodotto è assente dallo scaffale ÷ totale punti vendita misurati × 100

Un tasso di OOS del 5% significa che in 1 visita su 20 in negozio, uno shopper che cerca il prodotto troverà lo scaffale vuoto. Su scala di un grande brand FMCG presente in migliaia di punti vendita, un tasso di OOS del 5% rappresenta una perdita di fatturato rilevante e facilmente quantificabile.

L'impatto commerciale dell'out-of-stock

🛒 Gli shopper passano alla concorrenza, e spesso non tornano indietro. Numerosi studi confermano che la maggior parte degli shopper che incontra un out-of-stock non aspetta il riassortimento. Acquista invece un prodotto concorrente. In molti casi, questo passaggio diventa un'abitudine.

📉 Vanifica gli investimenti promozionali. Un out-of-stock durante un periodo promozionale è lo scenario più dannoso dal punto di vista commerciale: il brand ha investito per generare domanda, la domanda arriva, e lo scaffale è vuoto. Il budget di trade marketing genera così traffico che si converte in vendita per un concorrente.

🤝 Danneggia il rapporto con il retailer. Situazioni di out-of-stock persistenti indeboliscono la posizione commerciale di un brand, mettono a rischio gli spazi a scaffale e, nei casi più gravi, possono portare a penali o discussioni sulla delisting.

📊 Distorce i dati di vendita. Un periodo senza vendite in un punto vendita può riflettere una reale mancanza di domanda, oppure un out-of-stock. Senza dati di disponibilità a livello di negozio, i brand non possono distinguere i due casi. Questo rende le analisi delle vendite inaffidabili e la misurazione del ROI promozionale fuorviante.

Tipologie di situazioni di out-of-stock

Non tutte le situazioni di out-of-stock hanno la stessa causa, e non tutte richiedono la stessa soluzione.

• Mancato rifornimento: Il prodotto è nel magazzino del punto vendita ma non è stato portato a scaffale (il tipo più comune). Causato da ritardi nei tempi di rifornimento, carenza di personale o una cattiva organizzazione del retro-negozio.
• Scorta fantasma: Il sistema di gestione del magazzino del punto vendita indica il prodotto come disponibile, ma questo è fisicamente assente, mal posizionato o danneggiato. Il sistema non genera quindi un riordino e lo scaffale resta vuoto. Particolarmente difficile da individuare senza una verifica fisica.
• OOS distributivo: Il prodotto non è disponibile in nessun punto del negozio. Non è mai stato consegnato a causa di un problema nella supply chain, un errore di previsione o un ordine mancato. Si differenzia da un mancato rifornimento: in questo caso la scorta non esiste proprio in negozio.
• OOS promozionale: Durante un periodo promozionale la domanda cresce più velocemente di quanto il ciclo di rifornimento standard riesca a seguire. Il tipo con il maggiore impatto commerciale, ma anche il più evitabile con una pianificazione e un monitoraggio adeguati.
• Permanente (delisting): Il prodotto non viene più ordinato dal punto vendita: viene tolto silenziosamente dall'assortimento dal responsabile del negozio, oppure rimosso dopo una revisione formale. Sembra un out-of-stock, ma in realtà è una perdita distributiva che richiede una risposta commerciale, non operativa.

Come ridurre l'out-of-stock

1. Individuarlo in anticipo con l'analisi EPOS. Non aspettare una visita sul campo programmata per scoprire un out-of-stock. Il rilevamento di anomalie basato su dati EPOS (segnalando i punti vendita con vendite pari a zero prolungate) permette ai brand di individuare i problemi di disponibilità nel giro di pochi giorni e di intervenire rapidamente.
2. Verificare la causa alla radice prima di agire. Un mancato rifornimento, una scorta fantasma e un delisting silenzioso appaiono tutti uguali nei dati EPOS. La verifica fisica permette di capire di che tipo di out-of-stock si tratta, e quindi quale team deve intervenire e come.
3. Dare priorità in base all'impatto sul fatturato. Calcola la perdita di fatturato giornaliera per punto vendita e per SKU in out-of-stock. In questo modo indirizzi le risorse prima verso i vuoti di maggior valore.
4. Pianificare in vista dei picchi promozionali. I tassi di OOS aumentano proprio durante i periodi promozionali, quando il costo commerciale è più alto. Un monitoraggio sistematico durante le finestre di campagna previene gli scenari di out-of-stock più dannosi.
5. Usare i dati nelle conversazioni con i retailer. I dati di OOS quantificati (numero di punti vendita coinvolti, durata, impatto sul fatturato, ripartizione per causa) sono tra gli strumenti più efficaci in una conversazione commerciale su supply chain e processi di rifornimento.

Alcune domande frequenti