Wat is out-of-stock (OOS)? Definitie, oorzaken en hoe FMCG-merken de schapbeschikbaarheid verbeteren

Definitie: wat is Out-of-Stock (OOS)?

Van een out-of-stock (OOS) is sprake wanneer een product dat gelist is en in de winkel beschikbaar zou moeten zijn, op het moment dat een shopper het wil kopen fysiek niet op het schap ligt.

OOS wordt gemeten als een percentage:

Formule: OOS-percentage (%) = winkels waar het product niet op het schap ligt ÷ totaal aantal gemeten winkels × 100

Een OOS-percentage van 5% betekent dat bij 1 op de 20 winkelbezoeken een shopper die het product zoekt, een leeg schap aantreft. Bij een groot FMCG-merk dat actief is in duizenden winkels vertegenwoordigt een OOS-percentage van 5% een aanzienlijk en goed te berekenen omzetverlies.

De tegenhanger is schapbeschikbaarheid (on-shelf availability, OSA): het aandeel winkels waar het product in het schap ligt. Een OOS-percentage van 5% betekent een schapbeschikbaarheid van 95%. Retailers en merken gebruiken OSA vaak als belangrijkste KPI voor beschikbaarheid.

De commerciële impact van out-of-stocks

🛒 Shoppers stappen over naar de concurrent — en komen vaak niet meer terug. Onderzoek laat keer op keer zien dat de meeste shoppers die een leeg schap aantreffen, niet wachten tot het product weer op voorraad is. Ze kopen in plaats daarvan een concurrerend product. In veel gevallen wordt die overstap een gewoonte.

📉 Het ondermijnt promotie-investeringen. Een out-of-stock tijdens een promotieperiode is het commercieel meest schadelijke scenario: het merk heeft geïnvesteerd om vraag te creëren, de vraag komt op gang — en het schap is leeg. Het trade-marketingbudget genereert dan winkelbezoek dat bij de concurrent tot een verkoop leidt.

🤝 Het raakt de relatie met de retailer. Aanhoudende out-of-stock-situaties tasten de commerciële positie van een merk aan, brengen schapruimte in gevaar en kunnen in ernstige gevallen leiden tot boetes of gesprekken over uitlisting.

📊 Het vertekent de verkoopdata. Een periode zonder verkoop in een winkel kan wijzen op echt gebrek aan vraag, of op een out-of-stock. Zonder data over beschikbaarheid op winkelniveau kan een merk het verschil niet zien. Dat maakt verkoopanalyses onbetrouwbaar en de meting van promotie-ROI misleidend.

Soorten out-of-stock-situaties

Niet elke out-of-stock-situatie heeft dezelfde oorzaak, en niet elke situatie vraagt om dezelfde oplossing.

• Aanvullingsprobleem: Het product ligt in het magazijn van de winkel, maar is niet naar het schap verplaatst (de meest voorkomende oorzaak). Veroorzaakt door timingproblemen bij het aanvullen, personeelstekort of een slecht georganiseerd magazijn.
• Fantoomvoorraad: Het voorraadsysteem van de winkel toont het product als beschikbaar, terwijl het fysiek ontbreekt, verkeerd is neergezet of beschadigd is. Het systeem activeert daardoor geen nabestelling en het schap blijft leeg. Dit is bijzonder lastig te ontdekken zonder fysieke controle.
• Distributie-OOS: Het product is nergens in de winkel aanwezig. Het is nooit geleverd door een verstoring in de supply chain, een fout in de forecast of een gemiste bestelling. Dit verschilt van een aanvullingsprobleem: de voorraad bestaat helemaal niet in de winkel.
• Promotie-OOS: De vraag stijgt tijdens een promotieperiode sneller dan de reguliere aanvulcyclus kan bijbenen. Het commercieel meest impactvolle type, en met goede planning en monitoring ook het best te voorkomen.
• Permanent (uitlisting): Het product wordt niet meer besteld door de winkel — stilzwijgend uitgelist door de filiaalmanager, of verwijderd uit het assortiment na een formele beoordeling. Dit ziet eruit als een out-of-stock, maar is eigenlijk een distributieverlies dat om een commerciële in plaats van operationele reactie vraagt.

Zo controleer je de schapbeschikbaarheid in honderden winkels

Geen enkel merk kan elke dag elk product in elke winkel controleren. Merken die hun beschikbaarheid goed beheren, volgen hetzelfde basisproces.

1. Kies de producten die je controleert. Focus op de SKU's die het zwaarst wegen voor de verkoop: bestsellers, introducties en producten in de promotie.
2. Kies de winkels. Gebruik verkoopdata om winkels te signaleren waar een product niet meer verkoopt, en voeg een steekproef van andere winkels toe voor een eerlijk beeld van het hele netwerk.
3. Controleer op het juiste moment. Out-of-stocks komen vaker voor aan het eind van de week, 's avonds en tijdens promoties. Een controle op maandagochtend, net nadat de schappen zijn bijgevuld, onderschat het probleem.
4. Controleer het schap in de winkel. Iemand bezoekt de winkel, fotografeert het schap en beantwoordt een paar vragen: ligt het product in het schap? Hangt het prijskaartje er nog? Is er voorraad in het magazijn? Zo weet je niet alleen óf het product ontbreekt, maar ook waarom.
5. Deel de out-of-stocks in per type. Een product in het magazijn vraagt om een oplossing in het bijvullen. Een ontbrekend prijskaartje kan betekenen dat het product uit het assortiment is gehaald. Een product dat in de hele winkel ontbreekt, wijst op een leverings- of bestelprobleem. Elk type vraagt om actie van een ander team.
6. Grijp in en controleer opnieuw. Stuur de resultaten naar wie het kan oplossen: de winkel, het supply-team van de retailer, je salesteam of een merchandiser. Controleer daarna dezelfde winkels opnieuw om te bevestigen dat het product terug is.

Verkoopdata of winkelcontroles?

Verkoopdata (EPOS) zijn de snelste manier om een probleem op te sporen: ze laten zien in welke winkels een product niet meer verkoopt, in het hele netwerk en tegen lage kosten. Maar ze laten niet zien wat er in het schap gebeurt. Een product kan in het magazijn liggen, uit het assortiment zijn gehaald of als voorradig geregistreerd staan terwijl dat niet zo is. Beschikbaarheidsrapporten van retailers hebben dezelfde beperking, omdat ze op dezelfde systemen draaien.

Een winkelcontrole vult dat gat. Iemand bezoekt de winkel, bevestigt of het product in het schap ligt en zoekt de oorzaak. De meest effectieve aanpak combineert beide: verkoopdata laten zien waar je moet kijken, winkelcontroles bevestigen wat er aan de hand is en wie in actie moet komen. Schapcamera's kunnen beide realtime, maar alleen in winkels waar een retailer ze heeft geïnstalleerd.

Zo dring je out-of-stocks terug

1. Prioriteer op omzetimpact. Bereken het dagelijkse omzetverlies per winkel per out-of-stock SKU. Zo stuur je je middelen eerst naar de meest waardevolle gaten.
2. Plan voor promotiepieken. OOS-percentages pieken juist tijdens promotieperiodes, wanneer de commerciële kosten het hoogst zijn. Systematische monitoring tijdens campagneperiodes voorkomt de schadelijkste OOS-scenario's.
3. Gebruik data in gesprekken met retailers. Gekwantificeerde OOS-data — aantal getroffen winkels, duur, omzetimpact, uitsplitsing naar grondoorzaak — is een van de krachtigste middelen in een commercieel gesprek over supply chain en aanvulprocessen.

Out-of-stockcijfers in Europa

Volgens een onderzoek van de Grocery Manufacturers Association (GMA) ligt het Europese out-of-stock (OOS)-percentage rond de 8,6%. Dit percentage stijgt in de vroege avonduren en op specifieke dagen van de week — de meeste OOS-situaties doen zich voor op zondag. Doordeweeks houden het aanvullen van voorraad en de voorbereiding op de promoties van zaterdag en zondag het percentage lager. Hoewel zaterdag de drukste dag is voor boodschappen, heeft het het laagste OOS-percentage, omdat retailers doorgaans extra personeel inzetten om schappen en voorraden van promotieartikelen aan te vullen.

De factoren die OOS beïnvloeden

Promoties hebben een sterke invloed op out-of-stockpercentages. Volgens verschillende onderzoeken die door de jaren heen zijn uitgevoerd, liggen OOS-percentages doorgaans twee keer zo hoog bij gepromote artikelen. Over het algemeen komt de hoogte van de korting tijdens een promotie overeen met het OOS-percentage.

De snelheid waarmee een product wordt verkocht, is een andere factor. Snellopende producten — gepromoot of niet — hebben doorgaans een OOS-percentage dat 50% tot 80% hoger ligt dan bij andere producten.

Hoe reageren consumenten op OOS-situaties?

Er zijn vijf primaire reacties wanneer het product dat een shopper wil kopen niet op voorraad is:

1. Het artikel bij een andere winkel kopen
2. De aankoop bij dezelfde winkel uitstellen
3. Het artikel vervangen door een andere maat of variant van hetzelfde merk
4. Overstappen op een vergelijkbaar product van een ander merk
5. Het artikel helemaal niet kopen

Elk van deze reacties heeft negatieve gevolgen en resulteert in verliezen voor zowel retailers als fabrikanten. Wereldwijd bedraagt het gemiddelde omzetverlies door OOS 3,9%.

De reactie van consumenten verschilt ook per productcategorie. Bij toiletpapier wordt veel vervangen, terwijl vrouwelijke hygiëneproducten en luiers juist hoge niveaus van winkelwissel en lage niveaus van uitgestelde aankoop laten zien. De categorie zoute snacks heeft het hoogste aandeel consumenten dat de aankoop helemaal niet doet.

De meest voorkomende oorzaken van een out-of-stocksituatie

Volgens verschillende onderzoeken kan ongeveer een derde van de OOS-situaties worden toegeschreven aan aanvulproblemen — dat wil zeggen: het product is wel in de winkel, maar komt niet op het schap terecht. Nog eens een vijfde van de OOS-gevallen is te wijten aan planningsbeslissingen, waaronder onvoldoende schapruimte en lage planogramcompliance. Samen zijn deze twee oorzaken verantwoordelijk voor ongeveer de helft van alle OOS-gevallen.

Wereldwijd heeft Europa het hoogste aandeel aanvulproblemen, die voortkomen uit winkelpraktijken: onregelmatig, laat of gemist bijvullen van schappen, slechte planogramuitvoering, onvoldoende personeel, of overvolle magazijnen waar voorraad niet wordt gevonden of beschadigd raakt voordat die het schap bereikt.

Wat de winkelcontroles van Roamler laten zien

Roamler meet elk jaar out-of-stocks voor FMCG-merken in duizenden winkels. Een paar patronen komen in bijna elk onderzoek terug:

• Geen enkel product is veilig. In een Roamler-onderzoek uit 2022 naar vier toonaangevende producten in de categorie theedranken, in bijna 200 Franse hypermarkten en supermarkten, lag het gemiddelde OOS-percentage op 8%. Het meest getroffen product ontbrak in 13% van de winkels. Marktleiders, groeiende merken en huismerken: allemaal hadden ze ermee te maken.
• De resultaten verschillen sterk per retailer. In hetzelfde onderzoek liep het OOS-percentage op tot 11% bij de zwakst presterende supermarktketen. Door retailers te vergelijken zien merken waar ze hun inspanningen eerst op moeten richten.
• Promoties verdubbelen het risico. Het out-of-stock-percentage van producten in de promotie ligt doorgaans ongeveer twee keer zo hoog als dat van reguliere producten.

Bron: interne Roamler-studie, categorie theedranken, Frankrijk, 2022 (ongepubliceerd).

Hoe Roamler helpt

Roamler helpt FMCG- en CPG-merken in Europa en de VS om out-of-stocks op te sporen en op te lossen:

• Winkelcontroles binnen 48 uur: met foto's geverifieerde beschikbaarheidsdata per winkel, retailer, regio en SKU
• Controles afgestemd op wat je wilt weten: afhankelijk van je briefing kan een controle ook kijken naar magazijnvoorraad, prijskaartjes of delisting, om te achterhalen waarom het product ontbreekt
• Verkoopdata en winkelcontroles gecombineerd: winkels die uit de verkoopdata naar voren komen, worden ter plekke gecontroleerd om het probleem te bevestigen
• Correcties in de winkel: waar nodig kan een merchandiser het schap bijvullen of het prijskaartje plaatsen
• Een vervolgcontrole om te bevestigen dat het product weer in het schap ligt

Enkele veelgestelde vragen