Was ist Out-of-Stock (OOS)? Definition, Ursachen und wie FMCG-Marken die Regalverfügbarkeit verbessern

Definition: Was ist Out-of-Stock (OOS)?

Ein Out-of-Stock (OOS) liegt vor, wenn ein Produkt, das gelistet ist und eigentlich im Geschäft verfügbar sein sollte, in dem Moment, in dem ein Kunde es kaufen möchte, physisch nicht im Regal steht.

OOS wird als Quote gemessen:

Formel: OOS-Quote (%) = Filialen, in denen das Produkt im Regal fehlt ÷ Gesamtzahl der gemessenen Filialen × 100

Eine OOS-Quote von 5 % bedeutet, dass bei jedem 20. Filialbesuch ein Kunde, der das Produkt sucht, ein leeres Regal vorfindet. Bei einer großen FMCG-Marke, die in Tausenden von Filialen präsent ist, entspricht eine OOS-Quote von 5 % einem erheblichen und klar bezifferbaren Umsatzverlust.

Die Gegengröße ist die Regalverfügbarkeit (On-Shelf Availability, OSA): der Anteil der Filialen, in denen das Produkt im Regal steht. Eine OOS-Rate von 5 % entspricht einer Regalverfügbarkeit von 95 %. Händler und Marken nutzen die OSA oft als wichtigste Kennzahl für die Verfügbarkeit.

Die kommerziellen Folgen von Out-of-Stocks

🛒 Kunden wechseln zur Konkurrenz – und kommen oft nicht zurück. Studien zeigen immer wieder: Die meisten Kunden, die auf ein leeres Regal stoßen, warten nicht, bis das Produkt wieder verfügbar ist. Sie greifen stattdessen zu einem Konkurrenzprodukt. In vielen Fällen wird dieser Wechsel zur Gewohnheit.

📉 Es untergräbt Investitionen in Promotions. Ein Out-of-Stock während einer Promotion ist das kommerziell schädlichste Szenario: Die Marke hat in die Nachfrage investiert, die Nachfrage entsteht – und das Regal ist leer. Das Trade-Marketing-Budget erzeugt dann Kundenverkehr, der beim Wettbewerber landet.

🤝 Es belastet die Beziehung zum Handel. Anhaltende Out-of-Stock-Situationen schwächen die kommerzielle Position einer Marke, gefährden Regalplatzierungen und können in schweren Fällen zu Strafen oder Auslistungsgesprächen führen.

📊 Es verzerrt die Abverkaufsdaten. Eine Phase ohne Verkäufe in einer Filiale kann echte Nachfrageschwäche widerspiegeln – oder ein Out-of-Stock. Ohne Verfügbarkeitsdaten auf Filialebene lassen sich beide Fälle nicht unterscheiden. Das macht Abverkaufsanalysen unzuverlässig und die Messung des Promotion-ROI irreführend.

Arten von Out-of-Stock-Situationen

Nicht jede Out-of-Stock-Situation hat dieselbe Ursache – und nicht jede lässt sich mit derselben Maßnahme beheben.

• Nachschub-Lücke: Das Produkt befindet sich im Lager der Filiale, wurde aber nicht ins Regal geräumt (die häufigste Ursache). Ausgelöst durch zeitliche Lücken beim Nachfüllen, Personalmangel oder eine schlecht organisierte Lagerhaltung.
• Phantom-Bestand: Das Warenwirtschaftssystem der Filiale zeigt Bestand als verfügbar an, obwohl er physisch fehlt, falsch einsortiert oder beschädigt ist. Das System löst dadurch keine Nachbestellung aus, und das Regal bleibt leer. Ohne physische Kontrolle ist dies besonders schwer zu erkennen.
• Distributions-OOS: Das Produkt ist nirgendwo in der Filiale vorhanden. Es wurde aufgrund einer Störung in der Lieferkette, eines Prognosefehlers oder einer verpassten Bestellung nie geliefert. Das unterscheidet sich von einer Nachschub-Lücke: Der Bestand existiert in der Filiale gar nicht erst.
• Promotion-OOS: Die Nachfrage schnellt während einer Promotion schneller nach oben, als der reguläre Nachschubzyklus mithalten kann. Die kommerziell folgenreichste Art – und mit guter Planung und Überwachung auch die am besten vermeidbare.
• Dauerhaft (Auslistung): Das Produkt wird von der Filiale nicht mehr bestellt – entweder stillschweigend vom Filialleiter ausgelistet oder nach einer formellen Sortimentsprüfung entfernt. Das sieht wie ein Out-of-Stock aus, ist aber eigentlich ein Distributionsverlust und erfordert eine kommerzielle statt einer operativen Reaktion.

So prüfen Sie die Regalverfügbarkeit in Hunderten von Filialen

Keine Marke kann jeden Tag jedes Produkt in jeder Filiale prüfen. Marken, die ihre Verfügbarkeit gut steuern, folgen demselben Grundprozess.

1. Wählen Sie die zu prüfenden Produkte. Konzentrieren Sie sich auf die SKUs mit dem größten Umsatzanteil: Bestseller, Neueinführungen und Aktionsprodukte.
2. Wählen Sie die Filialen. Nutzen Sie Abverkaufsdaten, um Filialen zu erkennen, in denen sich ein Produkt nicht mehr verkauft, und ergänzen Sie eine Stichprobe weiterer Filialen für ein realistisches Bild des gesamten Netzes.
3. Prüfen Sie zum richtigen Zeitpunkt. Out-of-Stocks treten häufiger am Ende der Woche, abends und während Aktionen auf. Ein Check am Montagmorgen, direkt nach dem Auffüllen der Regale, unterschätzt das Problem.
4. Prüfen Sie das Regal vor Ort. Jemand besucht die Filiale, fotografiert das Regal und beantwortet einige Fragen: Steht das Produkt im Regal? Ist das Preisschild noch da? Gibt es Bestand im Lager? So wissen Sie nicht nur, ob das Produkt fehlt, sondern auch warum.
5. Ordnen Sie die Out-of-Stocks nach Typ. Ein Produkt im Lager erfordert eine Lösung bei der Regalbefüllung. Ein fehlendes Preisschild kann bedeuten, dass das Produkt ausgelistet wurde. Fehlt ein Produkt in der ganzen Filiale, deutet das auf ein Liefer- oder Bestellproblem hin. Jeder Typ erfordert das Handeln eines anderen Teams.
6. Handeln Sie und prüfen Sie erneut. Schicken Sie die Ergebnisse an diejenigen, die das Problem beheben können: die Filiale, das Supply-Team des Händlers, Ihren Außendienst oder einen Merchandiser. Prüfen Sie danach dieselben Filialen erneut, um zu bestätigen, dass das Produkt wieder da ist.

Abverkaufsdaten oder Filialchecks?

Abverkaufsdaten (EPOS) sind der schnellste Weg, ein Problem zu erkennen: Sie zeigen, in welchen Filialen sich ein Produkt nicht mehr verkauft — im ganzen Netz und zu geringen Kosten. Was im Regal passiert, zeigen sie jedoch nicht. Ein Produkt kann im Lager liegen, ausgelistet sein oder als vorrätig erfasst sein, obwohl es fehlt. Verfügbarkeitsberichte der Händler haben dieselbe Grenze, da sie auf denselben Systemen beruhen.

Ein Filialcheck schließt diese Lücke. Jemand besucht die Filiale, bestätigt, ob das Produkt im Regal steht, und findet die Ursache. Am wirksamsten ist die Kombination aus beidem: Abverkaufsdaten zeigen, wo man hinschauen muss, und Filialchecks bestätigen, was passiert und wer handeln muss. Regalkameras können beides in Echtzeit — aber nur in den Filialen, in denen ein Händler sie installiert hat.

So reduzieren Sie Out-of-Stocks

1. Nach Umsatzwirkung priorisieren. Berechnen Sie den täglichen Umsatzverlust pro Filiale und Out-of-Stock-Artikel. So lenken Sie Ihre Ressourcen zuerst auf die wertvollsten Lücken.
2. Für Promotion-Spitzen planen. OOS-Quoten steigen ausgerechnet während Promotion-Phasen, wenn die kommerziellen Kosten am höchsten sind. Systematische Überwachung während Kampagnenzeiträumen verhindert die schädlichsten OOS-Szenarien.
3. Daten in Gesprächen mit dem Handel nutzen. Quantifizierte OOS-Daten – Anzahl betroffener Filialen, Dauer, Umsatzwirkung, Aufschlüsselung nach Ursache – gehören zu den wirkungsvollsten Werkzeugen in kommerziellen Gesprächen über Lieferkette und Nachschubprozesse.

Out-of-Stock-Daten in Europa

Laut einer Studie der Grocery Manufacturers Association (GMA) liegt die europäische Out-of-Stock-Rate (OOS) bei etwa 8,6 %. Sie steigt in den frühen Abendstunden und an bestimmten Wochentagen — die meisten OOS-Situationen treten am Sonntag auf. Unter der Woche halten Nachfüllung und Vorbereitung der Wochenend-Promotions die Rate niedriger. Obwohl der Samstag der geschäftigste Tag für den Lebensmitteleinkauf ist, weist er die niedrigste OOS-Rate auf, da Händler in der Regel zusätzliches Personal einsetzen, um Regale und Bestände an Aktionsartikeln aufzufüllen.

Die Faktoren, die OOS beeinflussen

Promotions beeinflussen die Out-of-Stock-Raten stark. Laut mehreren über die Jahre durchgeführten Studien sind OOS-Raten bei Aktionsartikeln tendenziell doppelt so hoch. Im Allgemeinen entspricht die Höhe des während einer Promotion gewährten Rabatts der OOS-Rate.

Die Umschlagsgeschwindigkeit eines Produkts ist ein weiterer Faktor. Schnelldreher — beworben oder nicht — weisen tendenziell eine um 50 % bis 80 % höhere OOS-Rate auf als andere Produkte.

Wie reagieren Konsumentinnen und Konsumenten auf OOS-Situationen?

Es gibt fünf typische Reaktionen, wenn das Produkt, das eine Kundin oder ein Kunde kaufen möchte, nicht vorrätig ist:

1. Den Artikel in einem anderen Geschäft kaufen
2. Den Kauf im selben Geschäft verschieben
3. Den Artikel durch eine andere Größe oder Variante derselben Marke ersetzen
4. Zu einem ähnlichen Produkt einer anderen Marke wechseln
5. Den Artikel überhaupt nicht kaufen

Jede dieser Reaktionen hat negative Folgen und führt zu Verlusten sowohl für Händler als auch für Hersteller. Weltweit liegt der durchschnittliche Umsatzverlust durch OOS bei 3,9 %.

Die Reaktion der Konsumentinnen und Konsumenten unterscheidet sich auch je nach Produktkategorie. Toilettenpapier verzeichnet ein hohes Maß an Substitution, während Damenhygieneprodukte und Windeln sehr hohe Werte beim Wechsel des Geschäfts und niedrige Werte beim verschobenen Kauf zeigen. Bei salzigen Snacks ist der Anteil an Konsumentinnen und Konsumenten, die den Kauf ganz unterlassen, am höchsten.

Die häufigsten Ursachen einer Out-of-Stock-Situation

Laut mehreren Studien lässt sich etwa ein Drittel der OOS-Situationen auf Nachschubprobleme zurückführen — das heißt, das Produkt ist im Geschäft vorhanden, gelangt aber nicht ins Regal. Ein weiteres Fünftel der OOS-Fälle ist auf Planungsentscheidungen zurückzuführen, darunter unzureichende Regalflächenzuweisung und geringe Planogramm-Compliance. Zusammen machen diese beiden Ursachen etwa die Hälfte aller OOS-Fälle aus.

Weltweit hat Europa den höchsten Anteil an Nachschubproblemen, die aus Praktiken im Geschäft resultieren: seltenes, verspätetes oder ausgebliebenes Auffüllen der Regale, schlechte Planogrammumsetzung, unzureichendes Personal oder überfüllte Lagerräume, in denen Ware nicht gefunden wird oder beschädigt wird, bevor sie das Regal erreicht.

Was die Filialchecks von Roamler zeigen

Roamler misst jedes Jahr Out-of-Stocks für FMCG-Marken in Tausenden von Filialen. Einige Muster zeigen sich in fast jeder Studie:

• Kein Produkt ist sicher. In einer Roamler-Studie aus dem Jahr 2022 zu vier führenden Produkten der Kategorie Teegetränke in fast 200 französischen Hyper- und Supermärkten lag die durchschnittliche OOS-Rate bei 8 %. Das am stärksten betroffene Produkt fehlte in 13 % der Märkte. Marktführer, wachsende Marken und Eigenmarken waren gleichermaßen betroffen.
• Die Ergebnisse schwanken stark je nach Händler. In derselben Studie erreichte die OOS-Rate bei der schwächsten Handelskette 11 %. Der Vergleich der Händler zeigt Marken, worauf sie sich zuerst konzentrieren sollten.
• Aktionen verdoppeln das Risiko. Die Out-of-Stock-Raten bei Aktionsprodukten liegen in der Regel etwa doppelt so hoch wie bei regulären Artikeln.

Quelle: interne Roamler-Studie, Kategorie Teegetränke, Frankreich, 2022 (unveröffentlicht).

Wie Roamler hilft

Roamler hilft FMCG- und CPG-Marken in Europa und den USA, Out-of-Stocks zu finden und zu beheben:

• Filialchecks innerhalb von 48 Stunden: fotoverifizierte Verfügbarkeitsdaten nach Filiale, Händler, Region und SKU
• Checks, die zu Ihrer Fragestellung passen: je nach Briefing kann ein Check auch Lagerbestand, Preisschilder oder Auslistungen erfassen, um herauszufinden, warum das Produkt fehlt
• Abverkaufsdaten und Filialchecks kombiniert: Filialen, die in den Abverkaufsdaten auffallen, werden vor Ort geprüft, um das Problem zu bestätigen
• Korrekturen in der Filiale: bei Bedarf kann ein Merchandiser das Regal auffüllen oder das Preisschild anbringen
• Ein Folgecheck, der bestätigt, dass das Produkt wieder im Regal steht

Einige häufig gestellte Fragen